O trabalho envolve a avaliação de procedimentos, documentos e indicadores de diferentes setores da Casa Legislativa e integra a preparação para a auditoria externa, prevista no processo de manutenção das certificações.
Durante a gestão do presidente David Reis (Avante), a avaliação abrange as rotinas administrativas e legislativas, incluindo os procedimentos adotados pela Diretoria de Comunicação (Dicom). O objetivo é verificar o cumprimento dos requisitos estabelecidos, acompanhar os resultados e identificar oportunidades de melhoria nos processos institucionais.
De acordo com a auditora Fabiana Seabra, o trabalho envolve diferentes áreas da Câmara, considerando tanto os requisitos de qualidade quanto os de gestão ambiental.
“Na qualidade, a Câmara é certificada com a ISO 9001, e a certificação ambiental envolve diferentes setores. Todos os departamentos e diretorias participam de alguma forma dos processos, e alguns têm procedimentos específicos que precisam ser acompanhados”, explica.
Melhoria contínua
Na Diretoria de Comunicação, a auditoria verifica os procedimentos adotados nas atividades diárias, os processos de comunicação com os públicos interno e externo e o acompanhamento dos indicadores de desempenho. A avaliação também busca identificar possíveis riscos e oportunidades de aperfeiçoamento dos fluxos de trabalho.
Segundo Fabiana Seabra, a documentação dos procedimentos contribui para a organização das atividades e a continuidade dos serviços, mesmo diante de mudanças nas equipes e nas responsabilidades dos profissionais.
“Quando eu documento, consigo também melhorar o meu funcionamento, a minha efetividade e a minha eficácia. A gestão é dinâmica, existe rotatividade de servidores e gestores, e precisamos manter os procedimentos registrados para garantir a continuidade e a melhoria dos processos”, afirma.
O coordenador de Jornalismo da CMM, José Muniz Neto, destaca que a auditoria representa uma oportunidade de avaliar as atividades desenvolvidas pela equipe e aprimorar os procedimentos adotados na comunicação institucional.
“É o momento de recebermos os auditores internos e também avaliarmos as nossas práticas, os serviços, tudo aquilo que a gente realiza e executa. É um momento importante para verificar de que forma estamos atuando e seguir com essa padronização, para manter as certificações”, ressalta.
Práticas ambientais
Além dos procedimentos administrativos, a auditoria contempla as ações relacionadas à gestão ambiental. Na Dicom, as iniciativas incluem a coleta seletiva, o uso consciente da energia elétrica e a atuação conjunta com outros setores para aprimorar a infraestrutura e incentivar a utilização responsável dos recursos.
De acordo com o coordenador de Jornalismo, essas medidas fazem parte das rotinas da diretoria e exigem a colaboração entre diferentes áreas da instituição.
“Entre elas, estão as práticas comuns das rotinas de trabalho e os procedimentos ambientais, como a coleta seletiva e a economia no uso da energia elétrica. Também procuramos fazer intervenções com o apoio de outras diretorias e setores”, afirma.
Histórico das certificações
A Câmara Municipal de Manaus obteve a certificação ISO 9001 em 2014 e a ISO 14001 em 2015. Em 2016, os dois sistemas passaram a compor o Sistema de Gestão Integrada da instituição, reunindo procedimentos e objetivos voltados à qualidade dos serviços e à responsabilidade ambiental.
A auditoria interna integra o acompanhamento periódico do SGI. Após a conclusão dos trabalhos, está prevista uma reunião de análise crítica com os responsáveis pelos processos, para avaliar os resultados, identificar eventuais não conformidades e definir os ajustes necessários antes da auditoria externa.
Segundo Fabiana Seabra, o calendário de atividades permite revisar procedimentos, corrigir possíveis falhas e preparar a instituição para as próximas etapas de avaliação.
A manutenção das certificações está condicionada ao atendimento dos requisitos das normas e aos resultados das avaliações realizadas pelo organismo certificador. O processo contribui para fortalecer a organização das rotinas, o monitoramento dos indicadores e a melhoria contínua da gestão administrativa e ambiental da Câmara Municipal de Manaus.
